La bonne gestion d’un projet d’entreprise repose sur une allocation optimale de ses ressources. En effet, lorsqu’une entreprise décide de lancer un projet, elle lui affecte une quantité limitée de ressources. On parle de ressources humaines (les prestataires et collaborateurs de l’entreprise), de ressources matérielles ou de ressources financières. Or, employer ces ressources de la meilleure façon permet de réduire les latences et de finir plus vite d’accomplir les objectifs. Par exemple, les collaborateurs doivent être employés aux tâches pour lesquelles ils sont les plus aptes. Quant au matériel, il doit être disponible quand il faut, pour que les diverses phases du projet s’articulent sans accroc.
Cependant, l’optimisation des ressources est un défi en soi, surtout pour un projet d’envergure. En effet, au plus la quantité de ressources affectées est grande, au plus il y a de paramètres à prendre en compte. Pour aider le chef de projet à faire son travail, il existe des outils de gestion spécialisés, dont le plan de charge fait partie. Ci-dessous, nous allons voir quelles sont les fonctionnalités exactes du plan de charge. Puis, nous verrons comment en concevoir un, étape par étape.
Optimiser la gestion des ressources pendant le projet
Un plan de charge a principalement trois fonctions :
Rationaliser la répartition des tâches
D’abord, le plan de charge d’une entreprise permet de rationaliser la répartition des tâches. Durant la phase de planification, le plan de charge permet effectivement de représenter l’ensemble des ressources allouées au projet, et ce, de façon visuelle. Le chef de projet peut donc se servir de ce support pour prendre des décisions stratégiques.
Toutefois, l’utilité du plan de charge en la matière ne se borne pas à la seule phase de planification. En effet, le plan de charge permet d’opérer une surveillance en temps réel de la disponibilité des ressources. Ainsi, le chef de projet peut remarquer au jour le jour de potentiels déséquilibres. Par exemple, si un collaborateur est en train d’être surchargé alors qu’un autre demeure vacant, le plan de charge le mettra en évidence. En conséquence, le chef de projet peut opérer en continu les réajustements qui s’imposent.
Anticiper les surcharges et favoriser les adaptations budgétaires
Parfois, certaines ressources peuvent être en surcharge. Quand c’est le cas, ces ressources ne sont plus du tout disponibles, ce qui peut faire prendre du retard au projet. Par exemple, une machine est employée par l’équipe A pour davantage de temps que prévu. Or, l’équipe B en a désormais besoin pour résoudre une nouvelle série de tâches.
Le plan de charge doit permettre d’anticiper ce type de situation. Avant qu’elles ne se produisent, le chef de projet peut ainsi leur trouver une solution. Par exemple, il peut décider une montée en charge, avec le recrutement d’une nouvelle machine ou la contractualisation avec un nouveau prestataire.
Détecter des décalages temporels risquant d’affecter la date de livraison
Enfin, le plan de charge est un outil de gestion qui doit aider à tenir les délais. En effet, le plan de charge permet de remarquer des décalages temporels entre les dates de livraison espérées et les dates réelles, et ce, pour chaque tâche. Ainsi, le chef de projet peut anticiper les décalages les plus importants, et y répondre en amont pour que le projet soit fini en temps escompté.
Réaliser un plan de charge étape par étape
On peut réaliser un plan de charge sur papier, théoriquement. Mais en pratique, à l’ère du digital, le plan de charge gagne à être réalisé sur informatique. Pour ce faire, on peut utiliser un logiciel spécialisé, ou simplement un tableur tel qu’Excel. Par ailleurs, il est possible de télécharger un modèle plan de charge pour Excel, déjà prêt à l’emploi, sur certains sites web.
Recenser les ressources allouées au projet
La construction d’un plan de charge consiste d’abord à lister d’ensemble des ressources qui vont être employées pendant le projet. Pour rappel, on distingue trois types de ressources :
– les ressources humaines (internes et externes à l’entreprise) ;
– les ressources matérielles (logiciel, équipement informatique, machine, salles de réunions, etc.) ;
– Les ressources financières : définies en fonction du budget, elles sont dépensées en contrats de prestation, en achats de fournitures, en frais de déplacement, etc.
Estimer la disponibilité des ressources
Dans un second temps, il convient d’estimer la disponibilité de chaque ressource recensée. En effet, un collaborateur ou une machine peuvent être employés en parallèle sur un autre projet. De la même façon, un salarié qui travaille à temps partiel n’est pas considéré comme pleinement disponible. Or, la disponibilité d’une ressource s’exprime en jours disponibles, sur une période d’affectation donnée.
Prenons l’exemple d’un salarié affecté au projet sur une période de 100 jours ouvrés. Si ce salarié ne peut travailler que 50 jours sur ces 100 jours, on note sa disponibilité comme étant de 50 jours. De même, si ce salarié ne travaille que 50% du temps légal chaque jour, sa disponibilité est également équivalente à 50 jours (100 jours au total x 50 % du temps).
Lister les tâches
En troisième étape, il s’agit de lister l’ensemble des tâches contenues par le projet. Accomplir correctement cette étape suppose de réfléchir aux dépendances entre les tâches. Par exemple, les tâches de second niveau ne peuvent être démarrées qu’après réalisation des tâches de premier niveau, et ainsi de suite. Représenter la dépendance entre les tâches d’un projet peut se faire facilement grâce à un diagramme de Gantt.
Affecter les ressources aux tâches du projet
Arrivé à ce moment, il faut désormais relier les ressources disponibles aux tâches pour lesquelles on les affecte. Durant cette étape, le chef de projet doit estimer la durée de mobilisation de chaque ressource nécessaire pour réaliser chaque tâche. De la durée estimée pour chaque ressource découlent la date de commencement et la date d’échéance de chaque tâche.
Calculer le taux de charge
Enfin, c’est une fois les étapes préliminaires accomplies qu’il devient possible de calculer le taux de charge pour chaque ressource. À cette fin, il suffit d’appliquer la fonction suivante :
Taux de charge = Nombre total de jours affectés / Disponibilité en jours
Le résultat obtenu est en %. Le chef de projet peut ainsi simplement dire si une ressource est en surcharge : son taux est dans ce cas supérieur à 100%.
Utiliser un plan de charge pour son entreprise implique ainsi de grands avantages et permet d’anticiper et de prévenir des situations critiques. Pour gagner en efficacité et s’améliorer dans votre gestion, les experts de Temalpha Training vous proposent diverses formations.