Dans un environnement économique compétitif, le perfectionnement de sa gestion administrative s’impose comme une composante clef du succès. Découvrez notre guide pour y parvenir :
Qu’entend-on par gestion administrative de l’entreprise ?
La gestion administrative de l’entreprise englobe l’ensemble des processus nécessaires à son bon fonctionnement. En général, on retient trois aspects de la gestion administrative, jugés particulièrement importants pour la pérennité d’une activité :
La gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines est un pan essentiel de la gestion administrative de l’entreprise. Tacitement, on entend par « gestion des ressources humaines » l’ensemble des activités qui consistent à recruter, coordonner et surveiller les efforts fournis par les collaborateurs de l’entreprise. Plus précisément, une équipe de ressources humaines peut surtout avoir à superviser :
- Les entretiens d’embauche.
- La paie, s’assurant que les salaires soient versés en temps voulu.
- La formation, identifiant les besoins en temps réel, planifiant et organisant les prochaines sessions de mise à niveau.
- Le reporting de performance, s’assurant que chacun dispose des moyens nécessaires pour atteindre les objectifs prévus.
- Les relations du personnel, tenant compte des litiges, plaintes et conflits en cours pour les résoudre.
La comptabilité
La comptabilité est la seconde activité essentielle au cœur de la gestion administrative de l’entreprise. Elle consiste à enregistrer et à classer ses informations financières, suivant des standards réglementaires en vue de les communiquer à l’administration fiscale. Pour toute société commerciale, tenir une comptabilité est un devoir légal.
Par ailleurs, la comptabilité n’est pas moins importante pour la prise de décision. En effet, une comptabilité sainement tenue permet de contrôler en temps réel les dépenses, d’anticiper sur ses futurs besoins en trésorerie, et de planifier des stratégies cohérentes sur la base d’informations claires.
L’équipe comptable d’une entreprise peut notamment avoir comme tâches :
- La création de plans prévisionnels de trésorerie : des documents utiles à la formation d’un business plan.
- Le reporting des flux de trésorerie au jour le jour.
- L’édition et l’enregistrement de factures.
- La création du bilan et du compte de résultat avant la clôture d’un exercice.
La gestion des stocks
Enfin, la gestion des stocks est le troisième aspect crucial de la gestion administrative, du moins pour les entreprises impliquées dans la production, la distribution ou la vente de biens physiques. Une gestion efficace des stocks permet d’optimiser ses coûts, d’améliorer la satisfaction de ses clients et donc de soutenir la croissance de son entreprise.
Il y a plusieurs enjeux en la matière. Mais de façon principale, il faut réussir à livrer en temps et en heure, tout en disposant d’une optimale rotation des stocks. En effet, une bonne rotation des stocks doit permettre de concilier deux objectifs a priori opposés : limiter le montant de trésorerie immobilisée et éviter les ruptures.
Si ces trois activités administratives sont les plus importantes, il en existe d’autres qu’il nous faut au moins évoquer : l’aménagement des bureaux et des locaux, l’archivage des documents officiels, la supervision des relations publiques ou encore la maintenance des systèmes informatiques… Le SAV peut également être considéré comme relevant de la gestion administrative de l’entreprise, même si on le classe aussi volontiers dans les domaines de la gestion commerciale et de la gestion des relations clients.
Les enjeux de la gestion administrative de l’entreprise
Les enjeux de la gestion administrative de l’entreprise
Respecter la loi et les réglementations en vigueur
En théorie, toute organisation commerciale doit se conformer aux règlements applicables à son secteur d’activité. C’est aussi le rôle des équipes administratives que d’assurer cette conformité, notamment grâce à de la veille juridique.
Parfois, les infractions, même lorsqu’elles sont involontaires, peuvent conduire à subir de lourdes pénalités, et/ou à la dégradation de l’image de marque auprès du public. Or, les entreprises modernes évoluent dans un environnement juridique changeant. Par exemple, en 2018, les règles en matière de confidentialité ont drastiquement évolué avec l’entrée en vigueur du RGPD. L’administration de l’entreprise doit être capable d’anticiper ce type de changement, et de prendre les mesures qui s’imposent avec le bon timing et le minimum d’impact sur le reste de l’activité.
Améliorer la relation client
Pour beaucoup d’entreprises, la qualité des relations entretenues avec les clients dépend largement d’une bonne gestion administrative. D’abord, car, comme évoqué plus haut, le SAV peut être considéré comme faisant partie de la gestion administrative. Mais en outre, d’une bonne gestion administrative dépend la qualité de l’approvisionnement. Si une entreprise ne paye pas à temps ses prestataires, à cause d’une mauvaise comptabilité, ou qu’elle n’optimise sa rotation des stocks, il y a d’importants risques que les commandes clients prennent du retard. Or le retard, c’est généralement mauvais pour l’image que les clients se font de l’entreprise, et si l’entreprise ne parvient pas à fidéliser ses clients, son activité est en danger.
Réduire les dépenses inutiles
Le principal enjeu de la gestion administrative réside dans la réduction des dépenses. On améliore sa gestion administrative dès lors qu’on a été capable, à productivité égale, de supprimer des coûts superflus. Pour ce faire, plusieurs moyens existent, comme vous le découvrirez en troisième partie de cet article.
Les moyens à connaître pour optimiser sa gestion administrative
Tout d’abord, il est essentiel de mettre en place des procédures claires et efficaces pour chaque tâche administrative, en veillant à ce qu’elles soient facilement accessibles et compréhensibles par les employés. Avec un reporting intelligemment mis en place, on peut de surcroît surveiller la performance de chaque procédure, de sorte à améliorer l’ensemble en continu.
Par ailleurs, il faut miser sur l’informatique. La dématérialisation des documents et l’utilisation de logiciels adaptés permettent de réduire les erreurs, d’accélérer les processus et de faciliter le stockage et la recherche d’informations. Les logiciels de gestion intégrés (ERP) sont particulièrement utiles pour centraliser et automatiser les tâches administratives. Or, aujourd’hui, le coût d’installation des ERP tend à diminuer, ce qui peut justifier d’investir, même en tant que petite ou moyenne entreprise.
Entretenir une bonne communication en interne est également crucial pour éviter les malentendus. Pour ce faire, la responsabilité de la direction est à la fois d’encourager le partage d’informations, tout en mettant à disposition des équipes des canaux d’échanges rapides et efficaces.
Enfin, certaines entreprises auront aussi intérêt à externaliser une partie de leur gestion administrative, notamment la paie ou la comptabilité. L’externalisation est particulièrement pertinente lorsque l’entreprise manque de compétences pour certaines tâches en interne, quoiqu’il faille prendre le temps de faire des projections de rentabilité avant de se décider.
Vous vous demandez s’il serait pertinent d’externaliser la gestion administrative de votre propre entreprise ? Vous aimeriez perfectionner vos propres processus en interne, mais ne savez pas encore par où commencer ? Nos équipes peuvent vous apporter une aide personnalisée.
N’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions discuter de votre situation.