Certes, effectuer le suivi de sa trésorerie en entreprise a souvent l’air d’une tâche complexe et peu attrayante. Pourtant, savoir surveiller scrupuleusement sa trésorerie est impératif pour un entrepreneur. Cette surveillance, c’est la garantie de maintenir la viabilité financière de son activité, en particulier pendant les périodes difficiles. Ci-dessous, retrouvez tout ce qu’il est important de savoir sur le sujet.
En entreprise, qu’appelle-t-on exactement suivi de trésorerie ?
Le principe
On appelle trésorerie l’ensemble des liquidités qu’une organisation (association ou entreprise) détient à l’instant T.
De la trésorerie dépend le bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien, car c’est dans la trésorerie qu’est puisée le paiement des charges d’exploitation, dont salaires, taxes, prestations, etc.
Le suivi de trésorerie de son entreprise est ainsi la tâche qui, consiste à surveiller les flux entrant et sortant de trésorerie. Un bon suivi de trésorerie doit à la fois permettre d’éviter les défauts de paiement, et de réaliser des investissements avec le bon timing.
Les enjeux
De trop nombreuses faillites d’entreprises sont liées au manque de trésorerie. Chaque année, des milliers d’entre elles en meurent. Un bon suivi de trésorerie doit donc avant tout parer au risque de défaut de paiement. Mais ce n’est pas tout. La trésorerie peut aussi être employée pour investir. Avec de nombreux flux entrant, un bon suivi de trésorerie permet de placer son argent au bon timing, afin d’éviter d’avoir trop d’argent dormant. Enfin, la bonne gestion de sa trésorerie, impliquant un recours rare au débit bancaire, permet de rassurer d’éventuels prêteurs ou investisseurs, avec de bonnes conséquences sur le long terme en matière de croissance.
Les objectifs
Par rapport à sa trésorerie, un dirigeant d’entreprise est souvent amené à se poser quelques questions récurrentes :
- Quel est mon solde actuel ?
- Comment va-t-il évoluer à court terme ?
- Puis-je me permettre d’octroyer à mon client un délai de paiement ?
- Dois-je différer le règlement de mon fournisseur ?
- Ai-je les moyens d’investir ?
Dans l’idéal, il doit être possible de répondre à ces questions chaque jour, sur la base d’informations actualisées. Vous l’aurez compris, un bon suivi de trésorerie en entreprise permet d’appréhender précisément les défis auxquels votre entreprise est confrontée, vous aidant à naviguer aussi bien dans les périodes fastes que sur des eaux plus agitées. Certes, le suivi de votre carnet de commandes est un élément clé, mais il ne saurait à lui seul vous donner une image complète de la situation.
Il est donc essentiel de rester vigilant face aux facteurs qui pourraient ne pas être immédiatement visibles, mais qui ont le potentiel de déstabiliser votre équilibre financier, tels que les retards de paiement des clients, les obligations fiscales et sociales, ou encore les remboursements d’emprunt. En ayant une vision intégrale de vos flux de trésorerie, entrants et sortants, vous assurez un contrôle optimal de votre activité.
Les erreurs les plus courantes en matière de trésorerie
Le manque de constance
Ce point peut sembler le plus évident, mais, trop concentrés sur leur cœur de métier, beaucoup d’entrepreneurs tombent dans le piège de la négligence, avec des conséquences parfois fâcheuses. C’est d’autant plus vrai pour les indépendants qui doivent alterner seuls entre plusieurs casquettes.
Seul un suivi cohérent et régulier de trésorerie permet aux entreprises de détecter les tendances préoccupantes assez tôt pour redresser la barre à temps. En outre, même sans problème en vue, il y a un enjeu de croissance dans le suivi de sa trésorerie. C’est en effet, c’est avec le même suivi scrupuleux qu’on peut détecter des opportunités d’amélioration, prenant la forme d’économies ou de placements.
Le manque de planification
La planification financière est un autre aspect essentiel du suivi de trésorerie. Sans des prévisions adéquates, une entreprise peut se retrouver confrontée à des problèmes de liquidité. La planification financière implique la prévision des flux de trésorerie futurs, ce qui permet d’anticiper sur ses besoins en liquidités et d’éviter les pénuries. Par exemple, des dépenses imprévues liées au service achat peuvent survenir. Afin de ne pas vous laisser surprendre, vous pouvez solliciter un cabinet de conseil en achats : un consultant saura vous conseiller dans le but de ne pas laisser place à l’imprévu.
La sous-estimation des coûts et/ou la surévaluation des revenus à venir
Enfin, il est assez commun que les entrepreneurs surestiment la santé financière de leur activité. Or, le biais d’optimisme serait non seulement plus courant que le biais de négativité (selon les dernières recherches en psychologie), mais en plus, ses conséquences peuvent être bien plus graves pour une entreprise. En effet, sous-estimer ses capacités de trésorerie peut induire quelques manques à gagner dus à des sommes dormantes. Mais à l’inverse, une surestimation de ses capacités financières peut mener tout droit au défaut de paiement et à la banqueroute.
Lors de l’élaboration de ses prévisions financières, il faut donc toujours adopter un principe de prudence. Par exemple, il est bon de prévoir des marges en matière de date pour ce qui concerne les flux entrants. Cela évite d’être pris au dépourvu le jour où un client prend du retard dans le règlement de ses dettes.
Les meilleurs moyens d’optimiser le suivi de sa trésorerie en entreprise
Faire la liste de ses encaissements et de ces décaissements
En entreprise, il est toujours important de tenir une liste claire de ses flux de trésorerie entrants (les encaissements) et sortants (les décaissements). Cela permet de comprendre où l’argent est dépensé et d’où il provient, ce qui facilite la prise de décisions financières. Les encaissements proviennent le plus souvent de la vente de produits et services, tandis que les décaissements peuvent concerner les frais de fonctionnement, les salaires, les taxes et autres dépenses.
Bon à savoir : En pratique, vous pouvez utiliser des outils numériques spécialisés ou recourir à des feuilles de calcul (grâce à un tableur tel qu’Excel) pour suivre vos encaissements et décaissements.
Réaliser des prévisionnels
Cela implique d’estimer les encaissements et les décaissements pour les mois à venir. En ce qui concerne les décaissements, faire des prévisions est plutôt simple. En effet, les charges fixes peuvent être par nature anticipées, de même que les impôts et les cotisations sociales. Quant aux charges variables, si on ne connaît pas leur montant absolu, leur montant selon le volume de vente est souvent simple à calculer. Pour ce qui concerne les encaissements en revanche, réaliser une prévision peut s’avérer plus complexe, surtout si votre activité est saisonnière. Pour cela, il faut réaliser des projections à partir des périodes passées, tout en s’efforçant de tenir compte d’éventuels éléments de conjoncture. Vous pouvez trouver davantage de renseignements méthodologiques sur cette page, qui concerne spécifiquement les tableaux prévisionnels.
Faire vivre ses prévisionnels
Enfin, vos prévisionnels, pour être utiles, ne doivent surtout pas rester figés. Au contraire, les prévisions doivent être mises à jour au fur et mesure des encaissements et des décaissements réels qui se présentent pour refléter la santé de votre activité.
Plus vous êtes en mesure de voir clairement et donc d’anticiper les variations de votre trésorerie, plus vous serez en position de force pour réagir rapidement et mettre en œuvre les mesures correctives appropriées.
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