En France, les salariés peuvent déduire de leur revenu imposable tout ou partie de leurs frais kilométriques. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur leur gestion.
Les travailleurs concernés par les indemnités kilométriques
Seuls les salariés sont concernés par les indemnités kilométriques. En effet, ce mécanisme leur évite d’avoir à payer des impôts sur un remboursement que l’employeur leur a fait au titre de frais avancés pour un déplacement professionnel. D’ailleurs, au niveau de l’entreprise, ce même remboursement est exonéré de cotisations sociales, comme n’importe quelle charge d’exploitation. Par extension, les dirigeants de SAS et gérants minoritaires de SARL sont également concernés, par leur statut d’assimilé-salarié.
Les principales conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques
Les déplacements doivent avoir lieu dans un cadre professionnel
D’abord, les indemnités kilométriques ne s’appliquent que dans le cadre de déplacements professionnels. En aucun cas un déplacement personnel ne peut s’avérer concerné : c’est le principe de base. Plus bas dans cet article, vous trouverez davantage de précisions sur la définition de « déplacement professionnel » que donne la loi.
Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société
C’est l’un des points les plus importants à noter. Le véhicule utilisé pour les déplacements professionnels ne doit pas être enregistré au nom de l’entreprise. Si c’est le cas, les frais engagés sont généralement couverts par l’entreprise elle-même, et l’employé n’a donc pas le droit d’en réclamer l’indemnisation.
Les déplacements doivent être traçables et justifiés
Tout travailleur voulant percevoir des indemnités kilométriques doit pouvoir justifier auprès du fisc ses déplacements. En théorie, la loi ne prévoit pas encore de liste de documents à faire valoir. Mais en pratique, et surtout si vous optez pour un régime de déduction en frais réels, il vaut mieux conserver un maximum de documents possibles : tickets de péage, tickets de parking, notes de carburant, notes de restaurant (pour y prouver votre présence à date donnée), etc.
Bon à savoir : dans le cas où un salarié souhaiterait être indemnisé pour un déplacement, il doit également s’entendre avec son employeur pour la rédaction d’une note de frais. En plus de la déduction d’impôt, cela lui permettra d’obtenir de son employeur une somme exonérée de charges sociales.
Les types de dépenses couverts par les indemnités kilométriques
Entrent dans la catégorie des frais kilométriques susceptibles d’indemnisation plusieurs postes de dépenses :
- L’usure du véhicule. (ce qui inclut entretien et nettoyage, remplacement des pneus, réparations et dépréciation)
- L’assurance
- Le carburant
- Les frais de parking
Les types de voyage couverts par les indemnités kilométriques
Le principe
Par principe, percevoir des indemnités kilométriques n’est possible pour un salarié que lorsqu’il doit utiliser son véhicule afin d’accomplir une tâche professionnelle. Sont ainsi éligibles à indemnisation, par exemple, les rendez-vous commerciaux avec un client, les déplacements sur un salon (ou autre événement), le transport d’une marchandise…
Le cas du trajet domicile/travail
En général, même si le trajet domicile/travail s’accomplit dans un cadre professionnel, il n’est pas indemnisé. Cependant, il y a des exceptions. En effet, le trajet domicile/travail peut ouvrir droit à des indemnités kilométriques dès lors qu’un salarié peut justifier ne pas pouvoir prendre les transports en commun. Cet empêchement peut découler du lieu même de son domicile, ou bien d’horaires incompatibles. Mais attention, il y a une spécificité supplémentaire. Pour bénéficier d’indemnités kilométriques, le même salarié doit aussi pouvoir prouver que l’éloignement de son domicile ne résulte pas d’un choix, par convenance personnelle. Dans tous les cas, l’indemnisation ne peut couvrir qu’une distance de 40 km maximum.
Bon à savoir : un même trajet professionnel ne peut être indemnisé qu’une fois. Il est donc illicite, si l’on pratique le covoiturage, pour le conducteur et le passager de demander chacun de leur côté des indemnités kilométriques.
Régime de déduction : les deux solutions fiscales disponibles
Pour percevoir des indemnités kilométriques, il y a deux options possibles.
La déduction forfaitaire
La première option est la déduction forfaitaire. L’administration fiscale accorde une déduction forfaitaire automatique de 10 % sur les revenus imposables de tout salarié ayant à se déplacer dans le cadre de son travail. Cette option a l’avantage de la simplicité : elle n’implique pas de tenir un registre détaillé de tous ses déplacements. Cependant, pour ceux qui parcourent de longues distances pour leur travail, cette option n’est normalement pas la plus avantageuse.
La déduction en frais réels
La seconde option est celle de la déduction en frais réels. Cette méthode nécessite un suivi plus rigoureux de ses déplacements, car elle permet de déduire les frais kilométriques réellement engagés. Le calcul des indemnités se fait ensuite en fonction de ces frais, par rapport à un barème réévalué régulièrement par les services fiscaux.
Cette option est un peu plus complexe, et implique de pouvoir justifier chacun de ses déplacements. En revanche, elle peut s’avérer bien plus rentable que la déduction forfaitaire de 10 % pour les professionnels qui se déplacent beaucoup.
Barèmes applicables et revalorisation 2023
Ci-dessous se trouvent les barèmes applicables en 2023. Il faut lire le barème de la façon suivante : si par exemple, un salarié a parcouru 10 000 km avec une voiture faisant 5 CV en 2023, il peut déduire de son revenu imposable un montant de 0,636×10 000 = 6360 €. Notez que le taux d’indemnisation augmente avec la cylindrée du véhicule, mais diminue avec la distance annuellement parcourue.
Bon à savoir : par arrêté ministériel et pour parer à l’inflation, le gouvernement a revalorisé les barèmes de 5,40 % fin mars 2023.
Barème 2023 concernant les déplacements en voitures
| Nb de CV | Jusqu’à 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| 3 CV et moins | 0,529 € x d (distance) | (0,316 € x d) + 1 065 | 0,370 € x d |
| 4 CV | 0,606 € x d | (0,340 € x d) + 1 330 | 0,407 € x d |
| 5 CV | 0,636 € x d | (0,357 € x d) + 1 395 | 0,427 € x d |
| 6 CV | 0,665 € x d | (0,374 € x d) + 1 457 | 0,447 € x d |
| 7 CV et plus | 0,697 € x d | (0,394 € x d) + 1 435 | 0,470 € x d |
Barème 2023 concernant les déplacements en deux roues (sauf cyclomoteurs)
| Nb de CV | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Plus de 6 000 km |
| 1 ou 2 CV | 0,395 € x d (distance) | (0,099 € x d) + 891 | 0,248 € x d |
| De 3 à 5 CV | 0,468 € x d | (0,082 € x d) + 1 158 | 0,275 € x d |
| Plus de 5 Cv | 0,606 € x d | (0,079 € x d) + 1 583 | 0,343 € x d |
Barème 2023 concernant les déplacements en cyclomoteurs
| Nb de CV | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Plus de 6 000 km |
| 50 cc et moins | 0,315 € x d (distance) | (0,079 € x d) + 711 € | 0,198 € x d |
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