Si vous lancez une activité, ou que vous êtes un nouvel entrepreneur, on vous aura peut-être déjà vanté les mérites du budget prévisionnel. Souvent, on a en effet pu entendre que faire un budget prévisionnel contribue à la bonne gestion des dépenses. On a aussi pu entendre que le budget prévisionnel est l’un des socles sur lesquels une stratégie viable d’entreprise se réfléchit.
Pour autant, faire un budget prévisionnel est une activité qui relève de la comptabilité. Quand on cherche à en savoir plus, on se heurte donc à un vocabulaire technique qui peut paraître rebutant. Ainsi, faire un budget prévisionnel semble souvent complexe pour un néophyte. Quant à ses avantages exacts, en général, ils demeurent opaques.
Pour y remédier, nous allons tenter (autant que faire se peut) d’expliquer simplement ce qu’est un budget prévisionnel. Puis, nous étudierons quand et comment faire celui de votre entreprise pour la première fois.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel est un document comptable, qui fournit une anticipation sur les flux financiers de l’entreprise.
Un document comptable
En premier lieu, il nous faut préciser que le budget prévisionnel fait partie des documents comptables. Sa fonction est donc de représenter des flux financiers. Pour ce faire, le budget prévisionnel se matérialise sous forme de tableau. On peut d’ailleurs le travailler sur ordinateur grâce à un logiciel comme Excel.
Une anticipation sur les flux financiers de l’entreprise
Le plus souvent, en comptabilité, on travaille sur les événements présents et passés de la vie de l’entreprise. À l’égard des autres documents comptables, le budget prévisionnel se distingue donc en ce qu’il représente le futur d’une activité. Les écritures qu’on saisit dans son tableau ne sont que des estimations, une anticipation sur l’avenir. Ainsi, on entre dans un budget prévisionnel toutes les recettes et toutes les dépenses qu’on estime probables. Cette anticipation vaut pour un exercice comptable, soit pour une année. La liste des dépenses et recettes inscrite au budget prévisionnel doit toutefois être détaillée mois par mois.
Pourquoi réaliser un budget prévisionnel ?
Faire un budget prévisionnel doit surtout permettre d’estimer la rentabilité d’une entreprise, et d’optimiser sa gestion des risques.
Estimer la rentabilité d’une entreprise
La fonction principale d’un budget prévisionnel est d’estimer la rentabilité d’une entreprise. C’est pourquoi il est toujours adossé au business plan. En effet, les dépenses et les recettes inscrites au budget prévisionnel découlent de la stratégie fondant le business plan. Le recensement minutieux des flux financiers futurs qu’il implique permet d’en estimer la viabilité.
C’est pourquoi la création d’un budget prévisionnel doit occuper une place centrale dans un projet de création d’entreprise. Imaginons, en effet, que le budget prévisionnel conçu indique une perte d’argent. Alors, l’entrepreneur peut revoir le business plan, peaufiner sa stratégie jusqu’à en développer une version plus prometteuse. À l’inverse, sans budget prévisionnel, l’entrepreneur ne peut pas estimer le réalisme de son business plan. Le risque est donc important pour lui de perdre de l’argent et du temps en fonçant tête baissée, dans un projet dont l’équilibre financier n’a pas été assez mûri.
Optimiser la gestion des risques
Par ailleurs, un budget prévisionnel permet de tester différents scénarios. Cela permet d’optimiser la gestion des risques. Ainsi, on peut faire varier des simulations conjoncturelles, pour analyser leur impact sur les flux de recettes et de dépenses. Cela doit permettre notamment de construire un plan de trésorerie assez sûr pour faire face aux potentiels désagréments. Cela permet aussi de penser à l’avance un plan de financement contenant différentes adaptations possibles.
La méthode pour faire un budget prévisionnel
Pour faire un budget prévisionnel complet, on va en général suivre trois étapes :
Additionner l’ensemble des charges
D’abord, il faut recenser l’ensemble des charges auxquelles l’entreprise est soumise sur un exercice comptable. Typiquement, les charges sont :
– Les salaires
– Les loyers
– Les prestations
– Les investissements
– Les amortissements
– Les frais de transport
– Les impôts et prélèvements obligatoires (TVA, taxe foncière …)
L’estimation de certaines charges est facile et précise : celle des taxes par exemple. Il suffit pour cela de se renseigner auprès des services publics. Il en va de même pour les loyers. En revanche, d’autres charges sont d’un montant plus variable. C’est le cas des prestations ou des frais de transport notamment. Pour estimer leur coût, on peut se référer aux années précédentes. Par ailleurs, si la variation d’une charge est très importante, il peut être intéressant de faire une estimation au meilleur cas et une estimation au pire cas.
Réaliser une projection de chiffre d’affaires
La question du chiffre d’affaires peut s’avérer plus délicate à traiter pour une nouvelle entreprise. Pour ce faire, elle devra extrapoler à partir de ses premiers montants de recettes, ou à partir des résultats d’entreprises concurrentes.
En revanche, réaliser une projection de chiffre d’affaires est plus naturel pour l’entreprise qui existe déjà. Il suffit de reprendre les chiffres d’affaires des années précédentes. En calculant leur progression (ou leur régression) moyenne, on peut estimer le chiffre d’affaires sur l’année à venir. Si besoin, on pensera tout de même à tenir compte d’éléments de conjoncture.
Concevoir plusieurs scénarios
Enfin, comme nous l’évoquions, un budget prévisionnel doit comporter plusieurs scénarios. C’est encore plus vrai si le chiffre d’affaires d’une entreprise est volatile. Aussi, la conception de plusieurs scénarios doit permettre de mieux calculer l’espérance de gain d’une activité. Par exemple, s’il existe un scénario dont on estime la probabilité de réalisation à 5%, mais dont les conséquences sont dramatiques, il faut en tenir compte. En effet, la probabilité d’occurrence, même modeste, d’un tel scénario réduit le montant d’argent qu’on peut espérer tirer d’une activité. Ainsi, si la rentabilité d’une entreprise est déjà faible en circonstances normales, la viabilité du projet peut être mise en cause.
Enfin, il faut préciser que le budget prévisionnel est un document dont la vocation est d’être constamment actualisé. Au cours de l’exercice comptable, il faut en effet apporter de nouvelles informations au fil des évènements. L’actualisation permet de peaufiner l’anticipation sur les flux financiers. Tout au long de l’année, on peut ainsi continuer de gérer au mieux sa trésorerie, ses investissements ou son temps de travail.
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